POLITICA DE CONFIDENTIALITATE privind
Cosmetovigilenta si Nutrivigilenta
Ultima actualizare: 15.09.2021
Aceasta politica descrie modul in care Sephora SAS („Distribuitorul”) si Sephora S+ („Marca Sephora”) utilizeaza informatiile care va privesc si care sunt colectate special cu ocazia raportarii unor evenimente sanitare adverse pe care dvs. sau persoanele apropiate dvs. este posibil sa le fi suferit in urma utilizarii unuia dintre produsele distribuite de Sephora SAS. Datorita asistentei dvs., Distribuitorul si Marca Sephora vor putea asigura monitorizarea evenimentelor sanitare adverse a caror declarare sau raportare poate fi efectuata conform reglementarilor aplicabile (numite in continuare „Evenimente sanitare adverse”).
Distribuitorul si Marca Sephora sunt responsabile de prelucrarile distincte ale acestor informatii cu caracter personal („informatiile”) colectate in cadrul evenimentelor de vigilenta sanitara mentionate anterior pentru prelucrari in scop de Cosmetovigilenta si, dupa caz, Nutrivigilenta. Ambele entitati sunt situate la 41, rue Ybry, 92200 Neuilly-sur-Seine, France (Franta) (numite in continuare „Sephora” sau „Noi”).
Protectia si securitatea informatiilor clientilor nostri si utilizatorilor produselor noastre este o preocupare esentiala pentru Sephora.
Prin urmare, va rugam sa cititi cu atentie aceasta Politica de confidentialitate care va informeaza cu privire la conditiile prelucrarii informatiilor pe care ni le furnizati de fiecare data cand raportati un Eveniment sanitar advers si mai ales:
Va rugam sa retineti ca aceasta Politica de confidentialitate poate fi actualizata oricand de catre Sephora. Data celei mai recente actualizari apare la finalul acestei Politici de confidentialitate. Asadar, va rugam sa o consultati in mod regulat.
Ce informatii colectam despre dvs.?
Colectam informatiile care va privesc prin urmatoarele mijloace:
- Direct de la dvs., cand contactati Distribuitorul prin:
- serviciul nostru pentru clienti, prin telefon, e-mail, in cadrul unei comenzi de pe site-ul nostru comercial online, prin comentarii pe site-urile noastre si retelele noastre de socializare;
- consultantii nostri de vanzari, la magazin; sau
- De la terti, atunci cand cazurile ne sunt raportate de titularii marcilor sau de cadre medicale.
Pentru a ne indeplini datoria de vigilenta pentru asigurarea sanatatii pietei, Sephora colecteaza urmatoarele informatii:
- Informatiile privind persoana expusa in masura necesara evaluarii Evenimentului sanitar advers, in special:
- nformatiile privind starea civila, date de identificare si de contact: numele dvs. de familie, prenumele, data nasterii, numarul cardului de fidelitate, precum si adresa dvs. postala, adresa dvs. e-mail, numarul dvs. de telefon, pentru a va putea contacta daca doriti sa obtineti informatii ulterioare privind evenimentul raportat. Atunci cand utilizatorul produsului este un minor, cerem si numele de familie si prenumele reprezentantului sau legal;
- informatiile privind viata personala si/sau profesionala: datele privind utilizarea produsului in cauza strict necesare pentru evaluarea Evenimentului sanitar advers;
- o informatiile legate de sanatate: descrierea efectelor adverse (tipul de reactie simtita), daca s-a prescris un concediu medical, precum si durata acestuia, daca a avut loc o spitalizare etc.
- Informatiile privind persoana care a raportat Evenimentul sanitar advers (inclusiv cadrele medicale care poate furniza detalii, dupa caz).
Persoana este informata ca identitatea sa nu va mai fi astfel confidentiala. Prin urmare, trebuie sa se asigure ca nu transmite decat informatii limitate la cele cerute de Sephora pentru a-si indeplini obligatiile in materie de cosmetovigilenta si nutrivigilenta.
Care sunt scopurile?
In continuare, veti gasi scopurile prelucrarii informatiilor dvs. prin serviciile noastre si motivele pentru care prelucrarea lor este necesara pentru noi.
| Scopurile prelucrarii | Motivele pentru care prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal prin serviciile noastre este necesara |
|---|---|
Operatiunile de prelucrare in cauza sunt: (i) colectarea, inregistrarea, analiza, monitorizarea, documentarea, transmiterea si pastrarea datelor privind toate Evenimentele sanitare adverse cauzate de produsele Marcii Sephora in calitate de fabricant sau vandute de Sephora in calitate de Distribuitor; si (ii) gestionarea contactelor cu persoana care a raportat Evenimentul sanitar advers. |
Obligatie legala: prelucrarea informatiilor legate de cosmetovigilenta si nutrivigilenta produselor distribuite de Sephora in baza Regulamentului (CE) 1223/2009 si a Codului de Sanatate Publica. De asemenea, aceasta prelucrare este necesara si din motive de interes public, de garantie a respectarii standardelor inalte de calitate si a sigurantei produselor cosmetice si a suplimentelor alimentare. |
|
Obligatia legala si interesul public pentru Sephora de a supraveghea piata si de a identifica produsele expuse riscului. |
|
Obligatia legala de a asigura evaluarea Evenimentului sanitar advers. |
Informatiile care ne sunt indispensabile pentru atingerea scopurilor sus-mentionate sunt marcate cu un asterisc in fisa de reclamatie pentru clienti pe care este posibil sa fie necesar sa o completati in magazinele noastre sau sunt precizate oral cand contactati serviciul pentru clienti. Daca alegeti sa nu completati aceste campuri obligatorii, nu vom putea procesa solicitarile dvs. si/sau nu va vom contacta din nou in cazul in care ne-ati solicitat in mod expres sa facem acest lucru.
Celelalte informatii (nemarcate cu un asterisc) sunt optionale si ne permit sa va cunoastem mai bine si sa imbunatatim comunicarea cu dvs. si serviciile noastre.
Care sunt conditiile de transmitere si de transfer ale informatiilor?
Este posibil sa fim obligati sa comunicam informatiile dvs., exclusiv in scopurile descrise mai sus, urmatorilor destinatari:
- departamentul de reglementare si calitate Sephora;
- departamentul Sephora responsabil de gestionarea reclamatiilor (de exemplu, departamentul juridic si/sau de servicii pentru clienti, care este in contact direct cu dvs.);
- departamentul de audit intern al Sephora, pentru a verifica respectarea obligatiilor prevazute de reglementari;
- moderatorul nostru de comentarii pe site-ul Sephora;
- prestatorii de servicii responsabili de investigatia privind Evenimentul sanitar advers. Este posibil ca acestia sa trebuiasca sa va contacteze, cu permisiunea dvs., pentru a investiga Evenimentele sanitare adverse raportate;
- titularii marcilor produselor terte implicate in raportare;
- personalul de asigurari relevant;
- autoritatile publice nationale competente in cazul semnalarii de Evenimente sanitare adverse grave (de exemplu, ANSM pentru Franta);
- prestatorii de servicii asociati prelucrarii: prestatorii de servicii informatice care gestioneaza prelucrarea, consultantii externi, laboratoarele toxicologice.
In cazul in care evenimentul semnalat de dvs. vizeaza utilizarea unui produs al unei Marci care nu face parte din SEE, transferam Marcii informatiile astfel incat sa poata respecta obligatiile sale prevazute in reglementarile asociate masurii de vigilenta. Acest transfer are loc cu acordul dvs. si Sephora a implementat clauze contractuale standard aprobate de Comisia Europeana, care garanteaza protectia informatiilor dvs. cand sunt transferate unor Marci din afara SEE. Aveti dreptul sa obtineti informatiile privind mecanismul de transfer datorita caruia informatiile dvs. sunt transferate in afara SEE si privind tara in care sunt transferate. Pentru a obtine aceste informatii, contactati-ne folosind datele de mai jos, din sectiunea „Formular de contact”.
De asemenea, vom raspunde la solicitarile de informatii daca legea ne obliga sau daca o astfel de transmitere este necesara pentru protejarea drepturilor noastre si/sau pentru adaptarea in scopul respectarii unei proceduri juridice, a unei hotarari judecatoresti, a unei cereri din partea unei autoritati de reglementare sau a oricarei alte proceduri juridice impotriva noastra.
Daca raportati un Eveniment sanitar advers pentru o persoana terta, va rugam sa ii transmiteti aceasta instiintare (in format electronic sau tiparit).
Cum sunt asigurate pastrarea si securitatea informatiilor furnizate?
Pastram informatiile dvs. timp de 10 ani, incepand de la data la care ati raportat un Eveniment sanitar advers, pentru a respecta obligatiile noastre legale tinand cont de instructiunile in materie de cosmetovigilenta si nutrivigilenta.
Odata ce informatiile dvs. nu mai sunt necesare in scopurile mentionate anterior sau in scopul arhivarii pentru a indeplini obligatiile noastre legale, ne vom asigura ca acestea sunt sterse sau transformate in date anonime.
Sephora ia toate masurile tehnice si organizationale necesare in mod rezonabil pentru a garanta securitatea si confidentialitatea datelor cu caracter personal pe care le prelucram.
Care sunt drepturile dvs.?
Conform legislatiei aplicabile, aveti urmatoarele drepturi cu privire la datele dvs. personale:
- Obtinerea unei copii a informatiilor care va privesc si a oricaror informatii privind modul in care acestea sunt prelucrate;
- Rectificarea informatiilor eronate (inclusiv dreptul de a completa informatiile incomplete) in cadrul monitorizarii realizate;
- Obtinerea limitarii prelucrarii informatiilor dvs., adica suspendarea temporara a prelucrarii informatiilor respective cand:
- acuratetea informatiilor dvs. este contestata;
- nu mai avem nevoie de informatiile dvs., dar sunt in continuare necesare pentru constatarea, exercitarea sau apararea unui drept in justitie;
- Stabilirea unor instructiuni generale sau specifice privind modul in care sunt prelucrate si utilizate informatiile dvs. dupa decesul dvs.
In cazul in care prelucrarea se efectueaza in baza unei obligatii legale, nu aveti nici dreptul la opozitie, nici dreptul la stergerea datelor, nici dreptul la portabilitatea datelor.
De asemenea, aveti dreptul de a depune o plangere la autoritatea locala de control responsabila cu protectia datelor cu caracter personal: la CNIL 3 Place de Fontenoy, 75007 Paris, France (Franta).
Pentru a exercita aceste drepturi, contactati-ne folosind datele de mai jos, din sectiunea „Formular de contact”. Retineti ca putem sa va cerem o dovada a identitatii si ne rezervam dreptul de a percepe o taxa in limita permisa de legislatie, de exemplu daca solicitarea dvs. este evident nefondata sau excesiva. Vom depune toate eforturile necesare pentru a raspunde la solicitarea dvs. in termenele aplicabile.
Cum sa ne contactati?
Daca aveti intrebari privind aceasta Politica de confidentialitate pentru Cosmetovigilenta si Nutrivigilenta ori daca doriti sa va exercitati drepturile, va rugam sa ne contactati:
- pe cale postala, la urmatoarea adresa: Service Réglementaire Sephora, 41, rue Ybry, 92200 Neuilly-Sur-Seine, France (Franta); sau
- prin e-mail, la adresa: cosmetovigilance@sephora.fr
Avem un responsabil cu protectia datelor care poate fi contactat la urmatoarea adresa: privacy@sephora.fr.
Putem modifica aceasta Politica de confidentialitate privind Cosmetovigilenta si Nutrivigilenta oricand pentru a tine cont de modificarile legislatiei si/sau practicilor noastre in materie de protectie a datelor cu caracter personal. Prin urmare, va invitam sa o consultati in mod regulat.